将批准的文件发送给机构中的其他用户,供其改编和使用。发送文件的方式取决于您的机构。例如,您可以将内容从一个地理区域发送到另一地理区域,或从一个部门发送到另一个部门。
例如,某机构的美国团队创建并批准了一个小册子。批准后,他们会将小册子发布给巴西团队。然后,巴西团队根据他们的需要选择接受还是拒绝该文件。如果他们接受,则可以在巴西本地化并进行审批。
发布与本地化
要与不属于您管理的区域共享内容,请使用发布。发布是与区域经理共享内容,区域经理决定他们是接受还是拒绝该内容。这通常称为“推送”发布,因为您是将内容推送给其他组使用。如果区域经理接受,他们将进行本地化。
要改编已批准用于您所在地区的内容,请使用本地化。本地化是从父区域复制文档,并允许您根据区域需要进行更改。这通常称为“拉取”发布,因为您要提取其他组已批准在您所在地区使用的内容。
自动发布
批准后自动与其他区域共享文档。
- 在准备工作流程时,在“Properties”中选择要将文件发布到的区域。
- 将工作流程进行到审批阶段。
批准后,文件将发布到所选区域,区域管理员将收到通知,告知他们可以进行发布。
手动发布
批准后与其他区域共享文档。手动发布的功能类似于自动发布,但是不需要您在查看之前选择要发布的区域。
- 在显示屏中打开要发布的文件。
- 单击底部工具栏中的“More actions”。
- 选择“Distribution”。根据机构的配置,此选项可能有所不同。
- 在下一个画面上,选择要将文件发布到的区域。
- 单击“Start Distribution”。
发布文件后,区域管理员将收到一条通知,告知他们有可用的发布文件。
本地化
复制并改编批准用于您所在地区的内容。
- 在显示屏中打开要发布的文件。
- 单击底部工具栏中的“More actions”。
- 选择“Use Locally”。根据机构的配置,此选项可能有所不同。
- 在下一个画面上,填写完成所有必需的属性。
- 单击“Save & Generate ID”。
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