Conforme o status do seu documento e a tarefa atual, algumas etapas serão necessárias para alterar um documento.
Observação: Não é possível fazer alterações (como atualizações no texto) no arquivo principal, utilizando as ferramentas de comentário. É preciso enviar um novo arquivo.
- Envie um novo arquivo a ser preparando para a revisão
- Edição de uma revisão intermediária do documento
- Alteração de um documento após a aprovação
Envie um novo arquivo a ser preparando para a revisão
- No Visualizador, clique em “Upload" na barra de ferramentas inferior.
- Para enviar um arquivo, arraste-o para a área de upload do Visualizador, ou clique na área dentro da linha pontilhada.
- O novo documento será exibido no Visualizador.
- Continue preparando o documento para a revisão.
Edição de uma revisão intermediária do documento
Quando um documento está em revisão, o autor do trabalho, o proprietário do conteúdo, os colaboradores, e o coordenador podem abrir o documento temporariamente e editá-lo.
- Clique em "More Actions" no canto inferior direito da barra de ferramentas.
- Se você for o autor do trabalho, o proprietário do conteúdo, um colaborador ou o coordenador, você vai ver uma opção no menu chamada Edit. Clique em "Edit."
- Cite o motivo para a edição
- Envie o arquivo editado e/ou edite os detalhes e prossiga com o trabalho como você faria normalmente.
O trabalho prossegue como se o documento tivesse recebido um voto de Amend and Resubmit (alterar e reenviar). Em outras palavras, o trabalho vai passar por outra circulação e o número da versão secundária do documento será incrementado.
Se um revisor já tiver votado no documento que foi editado, ele terá de votar novamente. Se você quiser ver os motivos para a edição, você pode vê-los no Audit Trail e no painel de tarefas da versão editada.
Alteração de um documento após a aprovação
Se for preciso alterar qualquer coisa em um documento aprovado ou nas suas propriedades, será preciso iniciar um novo trabalho. Isto pode ser feito no menu More Actions. Conforme o tipo de trabalho que você iniciar e os SOPs da sua organização, o número principal ou secundário pode ser incrementado.
- Abra o documento a ser editado no Visualizador.
- Clique em "More Actions" no canto inferior direito do barra de ferramentas.
- Clique em “New Version" ou no trabalho que você quiser editar. As opções podem variar ligeiramente, conforme os SOPs da sua organização e suas permissões.
- Preencha os campos necessários na tela Start Job.
- Clique em "Save & Generate ID". O Pepper Flow vai gerar uma ID do documento.
- Clique em “Continue”.
- Para enviar um arquivo, arraste-o para a área de upload do Visualizador, ou clique na área dentro da linha pontilhada. Se você precisar atualizar apenas as propriedades, clique em “Carry over the existing file".
- O arquivo será exibido no Visualizador. Instruções sobre como preparar o documento serão exibidas no painel de tarefas.
- Adicione comentários ou documentos de apoio conforme necessários. Você também pode importar comentários da versão anterior.
- Clique em "Details" na barra de ferramentas inferior e preencha os campos necessários.
- Ao concluir, clique em "Save and close details".
- Clique em “Continue" no painel de tarefas para designar tarefas para a sua equipe.
- Preencha todos os campos necessários na tela Manage Assignees.
- Clique em “Start Review".
O trabalho avançará para a próxima tarefa. Os responsáveis serão notificados da tarefa designada a eles.
Observação: Se um trabalho de aprovação já estiver em revisão, não será possível iniciar um novo trabalho de aprovação sem antes cancelar o trabalho em andamento ou aguarde até que o trabalho em andamento seja concluído.
Veja como funciona neste vídeo, além de outras ações que você pode realizar em um documento aprovado:
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