Envie arquivos aprovados para outros usuários em sua organização para que eles se adaptem e usem. A maneira como você envia arquivos depende da sua organização. Por exemplo, você pode enviar conteúdo de uma área geográfica para outra ou de um departamento para outro.
Por exemplo, a equipe dos EUA em uma organização cria e aprova um folheto. Uma vez aprovados, eles distribuem o folheto para a equipe do Brasil. A equipe do Brasil escolhe aceitar ou recusar o arquivo com base em suas necessidades. Se eles aceitarem, podem localizar e encaminhar para aprovação no Brasil.
Distribuição vs. localização
Para compartilhar conteúdo com uma área que você não gerencia, use a distribuição. A distribuição compartilha conteúdo com os gerentes de área, que decidem se desejam aceitar ou recusar o conteúdo. Isso geralmente é chamado de distribuição “push” porque você está enviando conteúdo para que outros grupos usem. Se os gerentes de área aceitarem, eles então passarão pela localização.
Para adaptar o conteúdo aprovado para sua área, use a localização. A localização copia um documento da área principal e permite que você faça alterações na sua área, conforme necessário. Isso geralmente é chamado de distribuição "pull" porque você está puxando o conteúdo que outros grupos aprovaram para usar em sua área.
Distribuição automática
Compartilhe automaticamente um documento com outras áreas assim que for aprovado.
- Ao preparar o trabalho, selecione as áreas às quais você deseja distribuir o arquivo nas Propriedades.
- Encaminhe o trabalho para aprovação.
Depois de aprovado, o arquivo será distribuído para a(s) área(s) selecionada(s) e os gerentes da área receberão uma notificação de que têm uma distribuição disponível para eles.
Distribuição manual
Compartilhe um documento com outras áreas depois de aprovado. A distribuição manual funciona de maneira semelhante à distribuição automática, mas não exige que você selecione quais áreas distribuir antes da revisão.
- Abra o arquivo que você gostaria de distribuir no visualizador.
- Clique em "More Actions" na barra de ferramentas inferior.
- Selecione "Distribute". Esta opção pode variar dependendo da configuração da sua organização.
- Na próxima tela, escolha as áreas para as quais você deseja distribuir o arquivo.
- Clique em "Start Distribution".
Depois que o arquivo for distribuído, os gerentes de área receberão uma notificação de que eles têm uma distribuição disponível.
Localização
Copie e adapte o conteúdo aprovado para sua área.
- Abra o arquivo que você gostaria de distribuir no visualizador.
- Clique em "More Actions" na barra de ferramentas inferior.
- Selecione "Use Locally". Esta opção pode variar dependendo da configuração da sua organização.
- Na próxima tela, preencha todas as propriedades necessárias.
- Clique em "Save & Generate ID".
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