Según el estado de su documento y la tarea actual, tendrá que hacer diferentes pasos para modificar un documento.
Nota: No puede realizar ediciones (como actualizaciones de texto) en el archivo real utilizando herramientas de anotación. Debe subir un nuevo archivo.
- Cargue un nuevo documento mientras prepara un trabajo
- Editar un documento que está en revisión
- Modificar un documento una vez aprobado.
Cargue un nuevo documento mientras prepara un trabajo
- En el visor, haga clic en "Upload" en la barra de herramientas inferior.
- Para cargar un archivo, arrástrelo al área de carga del visor o haga clic en la línea de puntos. Haga clic en " Cancel" para volver a su archivo actual.
- Su nuevo documento se mostrará en el visor.
- Continúe preparando el documento para su revisión.
Editar un documento que está en revisión
Cuando un documento está en revisión, quien inició el trabajo, los responsables del contenido, los colaboradores y los coordinadores pueden retirar el documento temporariamente y editarlo.
- Haga clic en “More Actions”, en la esquina inferior derecha de la barra de herramientas.
- Si es quien inició el trabajo, el responsable del contenido, el colaborador o coordinador, verá la opción de menú “Edit” Haga clic en ella.
- Especifique el motivo de la edición.
- Cargue el archivo editado y/o edite la información y continúe con el trabajo normalmente.
El trabajo continuará como si hubiera recibido un voto “Amend and Resubmit”. Es decicr, el documento transitará otra circulación y aumentará su número de versión secundaria.
Si el revisor ya ha votado un documento que se ha editado, deberá hacerlo de nuevo. Si le interesa ver el motivo de la edición, puede verlo en la prueba de auditoría y en el tablero de tareas de la versión editada.
Modificar un documento una vez aprobado
Si desea cambiar algo de un documento aprobado o si desea cambiar sus propiedades, debe comenzar un nuevo trabajo. Esto puede hacerse en el menú More Actions. Dependiendo del tipo de trabajo que comience y del SOP de su organización, aumentará el número principal o el secundario.
- Abra el documento que desea editar en el visor.
- Haga clic en "More Actions" en la esquina inferior derecha de la barra de herramientas.
- Haga clic en "New version" o en el trabajo adecuado para los cambios que desea realizar. Esta opción puede variar ligeramente según los SOP de su organización y sus permisos.
- Complete los campos obligatorios en la pantalla Start Job.
- Haga clic en "Save & Generate ID". Pepper Flow generará una identificación de documento.
- Haz clic en "Continue".
- Para cargar un archivo, arrástrelo al área de carga del visor o haga clic dentro de la línea de puntos. Si solo necesita actualizar las propiedades, haga clic en "carry over the existing file".
- Su archivo se mostrará en el visor. Las instrucciones sobre cómo preparar el documento aparecerán en el tablero de tareas.
- Agregue anotaciones o documentos complementarios según sea necesario. También puede importar anotaciones de la versión anterior.
- Haga clic en "Details en la barra de herramientas inferior y complete los campos obligatorios.
- Una vez completado, haga clic en "Save and close details".
- Haga clic en "Continue" en el tablero de tareas para asignar tareas a su equipo.
- Complete todos los campos obligatorios en la pantalla Administrar responsables.
- Haga clic en "Start review".
Su trabajo avanzará a la siguiente tarea. El o los responsables serán notificados que se les ha asignado una tarea.
Nota: si un trabajo de aprobación ya está en revisión, no puede comenzar un nuevo trabajo de aprobación sin cancelar el trabajo en progreso o esperar hasta que se complete el trabajo en progreso.
En este video, vea como funciona junto con otras acciones que puede realizar en un documento aprobado:
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